1.1. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; „RODO”), niniejsza polityka przetwarzania danych osobowych („Polityka Prywatności”) określa zasady i zawiera informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez administratora danych osobowych, którym jest: Joanna Matczuk adwokat i rzecznik patentowy prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Joanna Matczuk Kancelaria Adwokata i Rzecznika Patentowego z siedzibą w Warszawie (02-380), ul. Grójecka 34 lok. 8, NIP: 691 216 34 10, REGON.: 147 038 023, e-mail: office@matczuk.pl, tel.: +48 536 079 310 („Kancelaria” lub “Administrator”).
1.2. Kontakt z Administratorem jest możliwy listownie, mailowo, telefonicznie na adresy i numer telefonu podane w punkcie 1.1. Polityki Prywatności.
2.1. Polityka Prywatności odnosi się do przetwarzania przez Kancelarię danych osobowych następujących kategorii osób:
(a) klientów Kancelarii będących osobami fizycznymi (w tym przedsiębiorców), na których rzecz Kancelaria świadczy usługi prawne („Klienci”);
(b) kontrahentów Kancelarii będących osobami fizycznymi (w tym przedsiębiorców) („Kontrahenci”);
(c) osób reprezentujących, pracowników i współpracowników, osób uprawnionych do kontaktu lub innych osób realizujących umowy z Kancelarią po stronie klientów lub kontrahentów Kancelarii („Przedstawiciele”);
(d) osób kontaktujących się z Kancelarią lub z którymi Kancelaria kontaktuje się, telefonicznie, mailowo w celu niezwiązanym z realizacją umowy (o świadczenie usług prawnych lub innej umowy) zawartej pomiędzy nimi a Kancelarią;
(e) osób kontaktujących się z Kancelarią za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie internetowej Kancelarii („Formularz Kontaktowy”) w celu niezwiązanym z realizacją umowy (o świadczenie usług prawnych lub innej umowy) zawartej pomiędzy nimi a Kancelarią.
2.2. Wobec osób, których dane osobowe przetwarza Kancelaria, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym również w następstwie profilowania.
3.1. Dane osobowe Klientów są przetwarzane w celu:
(a) zawarcia i wykonywania pomiędzy Klientem a Kancelarią umowy o świadczenie usług prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
(b) świadczenia usług prawnych
– w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych (np. danych osobowych dotyczących zdrowia) – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;
– w zakresie pozostałych danych osobowych − na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Kancelarii, a wynikających z przepisów regulujących prowadzenie postępowań przed sądami i organami administracji, a w szczególności przepisów kodeksu postępowania cywilnego, kodeksu postępowania karnego, kodeksu postępowania administracyjnego;
(c) ochrony żywotnych interesów Klientów lub innej osoby fizycznej:
– w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
– w zakresie pozostałych danych osobowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
(d) realizacji ciążących na Kancelarii obowiązków wynikających z przepisów prawa w tym dokonania rozliczeń podatkowych i prowadzenia dokumentacji księgowej − na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Kancelarii, w tym wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz z przepisów o rachunkowości;
(e) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami pomiędzy Klientem a Kancelarią:
– w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;
– w zakresie pozostałych danych osobowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
3.2. Podanie danych osobowych przez Klienta jest dobrowolne, przy czym niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy o świadczenie usług prawnych (niepodanie danych osobowych skutkuje niemożliwością zawarcia i wykonywania ww. umowy).
4.1. Dane osobowe Kontrahentów są przetwarzane w celu:
(a) zawarcia i wykonywania umowy pomiędzy Kontrahentem a Kancelarią – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
(b) realizacji ciążących na Kancelarii obowiązków wynikających z przepisów prawa w tym dokonania rozliczeń podatkowych i prowadzenia dokumentacji księgowej − na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Kancelarii, w tym wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz z przepisów o rachunkowości;
(c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami pomiędzy Kontrahentem a Kancelarią – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
4.2. Podanie danych osobowych przez Kontrahenta jest dobrowolne, przy czym niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy (niepodanie danych osobowych skutkuje niemożliwością zawarcia i wykonywania umowy).
5.1. Dane osobowe Przedstawicieli pochodzą z następujących źródeł:
(a) dane osobowe Przedstawicieli są udostępniane Kancelarii odpowiednio przez klienta lub kontrahenta Kancelarii, którego Przedstawiciel reprezentuje, lub
(b) są podawane Kancelarii bezpośrednio przez daną osobę;
– Kancelaria otrzymuje te dane osobowe w związku z zawarciem lub wykonywaniem umowy pomiędzy klientem lub kontrahentem a Kancelarią, w szczególności w celu jej realizacji i zapewnienia bieżącego kontaktu.
5.2. Kancelaria przetwarza następujące kategorie danych osobowych Przedstawicieli:
(a) dane identyfikacyjne (tj. imiona, nazwiska), stanowisko/pełniona funkcja);
(b) dane kontaktowe (tj. numer służbowego telefonu, email).
5.3. Dane osobowe Przedstawicieli są przetwarzane w celu:
(a) zawarcia i wykonywania umowy pomiędzy klientem lub kontrahentem a Kancelarią, w tym bieżącego kontaktu w związku z wykonywaniem tejże umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, którym jest umożliwienie Kancelarii oraz odpowiednio klientowi lub kontrahentowi zawarcia i wykonywania umowy oraz zapewnienia bieżącego kontaktu;
(b) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami pomiędzy Przedstawicielami a Kancelarią lub odpowiednio klientem lub kontrahentem a Kancelarią – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
5.4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy, w tym zapewnienia bieżącego kontaktu (niepodanie danych osobowych skutkuje niemożliwością zawarcia lub wykonywania powyższej umowy).
6.1. Dane osobowe osób, które kontaktują się z Kancelarią lub z którymi Kancelaria kontaktuje się listownie, telefonicznie, mailowo są przetwarzane w celu:
(a) Komunikacji i prowadzeniu korespondencji, a w szczególności odpowiedzi na zadawane Kancelarii pytania przez osobę inicjującą kontakt lub inne rozwiązanie sprawy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest prowadzenie komunikacji w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności udzielanie odpowiedzi na zadawane pytania lub inne rozwiązywanie spraw;
(b) nawiązania relacji z tą osobą lub podmiotem, który ona reprezentuje lub z którym współpracuje – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest nawiązywanie i utrzymywanie relacji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej;
(c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami pomiędzy podmiotem danych osobowych lub podmiotem, który dana osoba reprezentuje a Kancelarią – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
6.2. Podanie danych osobowych w ramach kontaktu jest dobrowolne, przy czym jest niezbędne do utrzymania kontaktu, udzielenia odpowiedzi przez Kancelarię na zadane pytanie lub inne rozwiązanie sprawy (niepodanie danych osobowych skutkuje niemożliwością skontaktowania się przez Kancelarię z daną osobą lub może skutkować niemożliwością odpowiedzi na zadane pytanie lub innego rozwiązania sprawy).
7.1. Kontakt z Kancelarią jest możliwy za pośrednictwem Formularza Kontaktowego dostępnego na stronie internetowej Kancelarii.
7.2. Dane osobowe osób, które kontaktują się z Kancelarią za pośrednictwem Formularza Kontaktowego przetwarzane są w celu:
(a) dane oznaczone jako wymagane − w celu realizacji usługi formularza kontaktowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. z uwagi na niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy o świadczenie usługi Formularza Kontaktowego;
(b) dane inne niż wymagane – w celu ułatwienia kontaktu z nadawcą lub udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie lub inne rozwiązanie sprawy − na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. na podstawie zgody;
(c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami pomiędzy podmiotem danych osobowych lub podmiotem, który dana osoba reprezentuje a Kancelarią – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Kancelarię, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
7.3. Podanie danych w ramach Formularza Kontaktowego nie jest obowiązkowe, przy czym podanie danych zaznaczonych jako wymagane jest niezbędne do realizacji usługi Formularza Kontaktowego.
8.1. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których dane te są przetwarzane. Ponadto Kancelaria będzie je przechowywać do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa (np. prawa podatkowego). Jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Kancelarii – w przypadku zgłoszenia sprzeciwu – dane osobowe będą przetwarzanie do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – dane będą przetwarzane do momentu jej wycofania.
8.2. Kancelaria może przechowywać dane osobowe, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
8.3. Dane osobowe przetwarzane przez radców prawnych, adwokatów w ramach wykonywania zawodu są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone.
9.1. Dane osobowe przetwarzane przez Kancelarię mogą być ujawniane następującym podmiotom: pracownikom i współpracownikom Kancelarii, dostawcom usług IT, hostingodawcom, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe oraz innym dostawcom usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie stosownej umowy. Podmiotom tym zostaną ujawnione tylko te dane osobowe, które są niezbędne do wykonania umowy łączącej Kancelarię z takim podmiotem.
9.2. Dane osobowe przetwarzane przez Kancelarię mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
9.3. Kancelaria nie zamierza przekazywać danych osobowych, które przetwarza, do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani organizacji międzynarodowych. Ewentualne przekazanie danych poza EOG może nastąpić tylko po uzyskaniu zgody podmiotu danych lub jeśli będzie to konieczne, a przekazanie odbędzie się w zgodzie z przepisami Rozdziału V RODO.
10.1. Osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Kancelarię, przysługuje:
(a) prawo dostępu do swoich danych osobowych;
(b) prawo żądania ich sprostowania;
(c) prawo żądania ich usunięcia;
(d) prawo żądania ograniczenia ich przetwarzania;
(e) prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Kancelarii danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Osoba, której dane dotyczą może żądać od Kancelarii przesłania swoich danych osobowych, które dostarczyła Kancelarii, innemu administratorowi;
(f) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych − w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii;
(g) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych – jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody. Zgoda może być wycofana w każdym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
10.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Kancelarią, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych Kancelarii (zob. § 1 Polityki Prywatności).
10.3. Nadto, osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli sądzi, że przetwarzanie danych narusza RODO.
11.1. W sprawach nieuregulowanych w Polityce Prywatności zastosowanie znajduje RODO i przepisy prawa polskiego.